La sostenibilità gioca un ruolo sempre più importante nell’ambito degli acquisti. Innogy era alla ricerca di una soluzione per rendere i propri processi di approvvigionamento efficienti, sostenibili e, soprattutto, uniformi a livello internazionale. E l’ha trovata con Mercateo.
Mobilità e innovazione – innogy porta la mobilità elettrica nelle città.
Nel 2008 la innogy SE, azienda attiva a livello internazionale, allora ancora sotto il nome di RWE AG, era alla ricerca di un partner che le fornisse l’infrastruttura necessaria per integrare i cataloghi dei suoi fornitori abituali e i listini per gli acquisti spot in un unico sistema. Il gruppo, per il quale sostenibilità ed efficienza ricoprono da sempre un ruolo decisivo, voleva ridurre al minimo gli ordini a testo libero e ottimizzare i processi di acquisto. All’interno di questo progetto la più grande sfida era rappresentata dal roll-out internazionale: dopo l’implementazione in Germania, le funzionalità di e-procurement sarebbero dovute essere introdotte in tutte le filiali europee. L’azienda è riuscita a realizzare con successo questi obiettivi grazie alla stretta collaborazione con Mercateo e alle sue soluzioni innovative. Attualmente sono più di 150 i cataloghi dei fornitori abituali di innogy sulla piattaforma Mercateo. L’integrazione consente di mantenere le condizioni quadro già negoziate in precedenza. Oltre ad accedere con facilità ai prodotti di tali listini, attraverso l’ampio assortimento dello shop Mercateo l’azienda ha la possibilità di coprire le esigenze per quegli ordini occasionali di materiali indiretti per i quali non ha contratti quadro preesistenti, il tutto attraverso un unico interlocutore. Per André Lückert, responsabile Relationship & Master Data di innogy, è questa la combinazione che ha rappresentato il fattore decisivo che ha fatto ricadere la scelta su Mercateo: “La possibilità di coprire quasi tutto il fabbisogno aziendale tramite una sola piattaforma sulla quale integrare anche i nostri contratti quadro, unita alle funzionalità di e-procurement offerte, ci ha convinto a scegliere Mercateo”.
Hosting dei cataloghi all’insegna della sostenibilità
l fornitore di energia, specializzato nella produzione di elettricità da fonti rinnovabili, ha fatto della sostenibilità uno dei suoi principi chiave. Ciò si riflette anche nell’approvvigionamento indiretto, strutturato secondo processi efficienti e orientato ad una scelta consapevole dei prodotti. Una richiesta particolare da parte di innogy riguardava l’etichettatura dei prodotti sostenibili. Poiché gli standard ambientali non possono essere applicati in modo generico a tutti gli articoli dei fornitori abituali, ad ogni buyer del gruppo è stato chiesto di verificare la sostenibilità dell’assortimento in accordo con i fornitori dei rispettivi prodotti e di etichettare gli articoli in linea con gli standard ambientali. “Prestiamo molta attenzione alla scelta degli articoli da acquistare, per esempio preferendo carta riciclata o apparecchiature elettroniche ad alta efficienza energetica. Se, ad esempio, un dipendente è alla ricerca di foglietti adesivi, quelli più rispettosi dell’ambiente verranno visualizzati nella parte superiore dei risultati di ricerca o potranno essere selezionati direttamente tramite l’impostazione di filtri di ricerca”, ha spiegato Lückert. “Quest’etichettatura è stata introdotta da innogy come Green Label ma la possibilità di differenziare determinati prodotti può essere applicata in modo individuale a qualsiasi categoria di articoli. In questo modo si può anche fare una distinzione tra i prodotti da inventario e quelli disponibili solo per una determinata filiale. Per un hosting dei cataloghi personalizzato è sicuramente essenziale che tutti coloro che sono coinvolti nel processo collaborino a stretto contatto, come conferma André Lückert: “Sin dall’inizio abbiamo lavorato a questo progetto in sinergia con Mercateo crescendo insieme, sia dal punto di vista tecnico che a livello internazionale”.
Una nuova generazione di professionisti degli acquisti
Mentre un tempo l’ufficio acquisti era considerato un organo esecutivo senza grandi competenze progettuali, oggi è diventato un importante partner strategico dell’azienda. In questa fase storica, industriale e sociale, si sono sviluppate nuove esigenze rispetto alla funzione del buyer, come ha potuto constatare André Lückert nei suoi tanti anni di esperienza nel ruolo: “Al giorno d’oggi il buyer è molto più coinvolto nello sviluppo dei processi di acquisto rispetto al passato. Ciò è particolarmente importante quando ci si occupa di questioni come la sostenibilità e l’efficienza, perchè la nuova funzione offre molte più possibilità per perseguire gli obiettivi aziendali insieme a tutti i colleghi”. Secondo Lückert, l’ufficio acquisti è oggi il motore e il moderatore dell’innovazione nell’impresa e per questo motivo dovrebbe essere contraddistinto da tre caratteristiche peculiari:
- Capacità comunicativa e conoscenza delle lingue – i buyer oggi devono comunicare maggiormente sia con gli utenti interni che con i fornitori. Nel contesto di un mercato sempre più internazionale, è inoltre assolutamente necessaria una buona padronanza dell’inglese.
- Conoscenza del settore – i buyer devono conoscere la catena del valore e avere familiarità con le proprie categorie di prodotti. Inoltre devono monitorare i mercati internazionali e hanno la responsabilità di promuovere l’innovazione insieme a fornitori e utenti interni. Questo è l’unico modo per stimolare la collaborazione reciproca tra colleghi.
- Abilità di “problem solving” – i buyer devono essere in grado di immedesimarsi nel business del cliente interno. Non è sempre possibile farlo dal proprio ufficio, per questo a volte è necessario lasciare la scrivania e andare sul posto.
Internazionalizzazione personalizzata
Se la possibilità di integrare cataloghi esclusivi è stata determinante nella scelta a favore delle soluzioni Mercateo a livello internazionale, bisogna però tenere conto del fatto che non tutte le filiali hanno le stesse strutture della Germania. Inoltre, come ha dimostrato l’esperienza di innogy in Ungheria, è necessario concepire soluzioni ad hoc per adeguarsi ad un panorama legislativo eterogeneo. Finora l’azienda ha introdotto le soluzioni Mercateo in sette paesi europei. In questi anni Lückert ha imparato una lezione fondamentale: c’è bisogno di investire il tempo necessario affinchè la strategia di internazionalizzazione funzioni. “I singoli paesi hanno caratteristiche molto specifiche, il che non deve essere sottovalutato. Quando parliamo di sette paesi, intendiamo anche sette diverse organizzazioni e, naturalmente, sette diverse situazioni di partenza. La soluzione che abbiamo creato ad hoc per la nostra azienda in Germania non può essere replicata e applicata in tutti i paesi.” (vedi il riquadro informativo “Le 5 regole d’oro dell’internazionalizzazione”)
innogy ha puntato sulle energie rinnovabili come carta vincente per l’azienda.
Le persone fanno la differenza
Nonostante le differenze economiche e culturali, il fattore decisivo che ha portato al successo dei nostri progetti internazionali sono state le persone che lavorano sul posto, le quali rappresentano un importante motore di innovazione e devono essere coinvolte fin dall’inizio. “Come responsabile Releationship & Master Data a livello internazionale, ho il compito anche di prendere un aereo e incontrare i miei contatti sul posto di persona. La cosa peggiore per un progetto di questo tipo”, spiega Lückert, “sono le e-mail inviate della sede centrale, che impartiscono istruzioni senza un confronto personale”. Ma questo non vale solo per la gestione di progetti internazionali. Anche nelle attività quotidiane una visita sul luogo di lavoro degli utenti interni può aiutare a comprendere meglio le loro esigenze (vedi il riquadro informativo “Una nuova generazione di professionisti degli acquisti”).
Supporto personale in loco
I progetti internazionali hanno bisogno di una struttura di base omogenea, ma anche di flessibilità per l’espansione e la gestione specifica di ciascun paese. Nel caso di innogy il coinvolgimento e il supporto degli esperti Mercateo nei rispettivi paesi, insieme all’hosting dei cataloghi personalizzabile, sono stati decisivi per creare una partnership di lunga durata. “I Country Manager di Mercateo, che parlano la lingua di ciascun paese e ne conoscono le basi giuridiche, sono stati una componente fondamentale per un’internazionalizzazione di successo”, ha riassunto Lückert. Insieme a Mercateo, il buyer di innogy vuole ampliare ulteriormente la gamma di prodotti disponibili per coprire in modo pressoché completo il fabbisogno aziendale. In cantiere ci sono già nuove idee per progetti innovativi: “Per il futuro mi auguro di essere in grado di coprire con Mercateo un numero ancora maggiore di servizi nell’ambito dell’e-procurement.”
Le 5 regole d’oro dell’internazionalizzazione
Alla domanda sulle 5 regole d’oro da prendere in considerazione per la realizzazione di una buona strategia di internazionalizzazione dei processi di acquisto, André Lückert ha risposto: “Le persone, le persone, le persone”. Ciò conferma il ruolo chiave del fattore umano nei progetti internazionali. Lückert ha poi proseguito elencando anche gli altri quattro aspetti: “Bisogna assolutamente essere aperti nei confronti del rispettivo paese e delle differenze culturali e strutturali che lo caratterizzano. Anche se lo scopo finale è quello di implementare processi in maniera uniforme in tutte le filiali, è necessario trovare il giusto equilibrio tra rispetto della compliance per evitare disallineamenti e mantenere la giusta dose di flessibilità e libertà nei paesi”.
- Coinvolgere le persone – sono loro alla base di ogni progetto. Soprattutto sul campo c’è bisogno di persone capaci che conoscano a fondo il paese, dalla cultura agli aspetti giuridici.
- Stabilire un contatto personale – bisogna essere disposti a viaggiare per conoscersi di persona e facilitare uno scambio di idee concreto. Ciò include anche la possibilità di trascorrere del tempo libero al di fuori del lavoro insieme ai colleghi per conoscere meglio la cultura locale.
- Essere flessibili e creativi – senza dimenticare che lo scopo finale è quello di standardizzare i processi. Bisogna essere aperti nei confronti del paese dove si opera e delle differenze che lo caratterizzano, anche se ciò significa discostarsi leggermente dai processi standard.
- Convincere e mostrare prospettive – solo se le persone che lavorano sul posto sono motivate e convinte del progetto saranno poi in grado di motivare a loro volta i clienti interni. Per questo è necessario mostrare ai dipendenti quali opportunità derivano dal cambiamento.
- Essere sempre pronti ad offrire supporto – non importa in quali circostanze. L’internazionalizzazione è un progetto comune che riguarda l’azienda dal punto di vista globale e non solo locale.
innogy
| Fondazione: | 2016 |
| Settore: | Energia |
| Sede: | Essen, Germania. |
| Direzione: | dott. Erhard Schipporeit (presidente del consiglio di sorveglianza), Uwe Tigges (presidente del consiglio di amministrazione) |
Dipendenti: | 42.393 (FTE 2017) |
| Fatturato: | 43,1 mld € (2017) |
| Website: | www.innogy.com |
