Trasparenza e costi ridotti per l’approvvigionamento di pezzi C

Lo snellimento nei processi di approvvigionamento dei pezzi di tipo C rappresenta una delle grandi sfide per ogni ufficio acquisti. Il gruppo ENERVIE è stato a lungo in cerca di una soluzione di e-procurement per una migliore gestione dei listini. Grazie al sistema di cataloghi esclusivi di Mercateo, il fornitore di energia è riuscito a raggiungere i livelli di trasparenza ed efficienza augurati.

Uno dei problemi generali nell’acquisto di articoli di tipo C è costituito dai costi di processo molto elevati, in confronto al prezzo della merce stessa. Secondo uno studio della BME, la federazione nazionale tedesca per la gestione dei materiali, per gli acquisti e la logistica, questi costi arrivano a toccare i 150 euro a ordine e sono per lo più causati da processi di ordine e di autorizzazione molto laboriosi. Il ricorso ad accordi quadro con fornitori di fiducia, non risolve completamente il problema. Per la ricerca di un prodotto in più cataloghi online, l’acquirente deve abbandonare il proprio sistema di e-procurement e destreggiarsi tra le diverse interfacce utente di svariati fornitori. Per accedere alle varie piattaforme, ha inoltre bisogno di più profili con diversi login. La molteplicità dei fornitori, non offre però la garanzia che tale utente trovi il prodotto del quale ha bisogno. I vari reparti, spesso, coprono il proprio fabbisogno in modo indipendente, non facendo affidamento sull’ufficio acquisti. Attraverso questo Maverick Buying aumenta il numero di acquisti aziendali non standardizzati a discapito della trasparenza.

La centrale ENERVIE a Hagen

Il gruppo ENERVIE alla ricerca di una nuova soluzione di e-procurement

La mancanza di trasparenza negli acquisti e la ricerca dispendiosa dei prodotti necessari, hanno rappresentato per lungo tempo una delle più grandi difficoltà nell’approvvigionamento dei pezzi di tipo C anche per il gruppo ENERVIE, con le sue società Mark-E, Stadtwerke Lüdenscheid ed ENERVIE AssetNetWork. “Ogni dipendente cercava in passato di coprire il proprio fabbisogno in modo autonomo. Oltre che tramite i fornitori di fiducia, gli acquisti aziendali erano effettuati nei modi più disparati. Questi procedimenti costavano tempo e denaro e complicavano il lavoro del reparto contabile”, in questi termini descrive la situazione passata Corinna Eckebracht, gestione dei materiali presso Mark-E/gruppo ENERVIE. “Con oltre 1000 ordini e fatture in parte incomplete, per esempio senza numero d’ordine o di fattura, l’ufficio contabile doveva spesso confrontarsi con un carico di lavoro enorme causato da questo Maverick Buying, con l’onere di controllare svariati ordini irregolari” spiega Eckebracht. Per continuare a garantire ad ogni dipendente la possibilità di coprire il proprio fabbisogno in modo autonomo, senza trascurare la trasparenza dei processi, l’azienda si è messa alla ricerca di una nuova soluzione di e-procurement per tutto il gruppo ENERVIE. “Stavamo cercando un sistema di amministrazione dei cataloghi innovativo, con il quale poter gestire i contratti quadro con i nostri otto fornitori di fiducia”, ha continuato Corinna Eckebracht. Questi contratti quadro contengono, però, solo una parte dei materiali dei quali necessitiamo. Per coprire il fabbisogno marginale è stato necessario, fino ad ora, rivolgersi ad un numero elevato di fornitori diversi. Questo tipo di approvvigionamento non era né trasparente, né tantomeno andava incontro alle aspettative del Gruppo ENERVIE, ha sempre avuto come obiettivo processi di acquisto più efficienti.

Stavamo cercando un sistema di amministrazione dei cataloghi innovativo, con il quale poter gestire i nostri otto fornitori di fiducia. Il sistema di cataloghi esclusivi di Mercateo è proprio quello di cui avevamo bisognoCorinna Eckebracht, Gestione materiali, Mark-E / ENERVIE Group

Processo di approvvigionamento trasparente su un’unica piattaforma

Ben presto ENERVIE ha riconosciuto la necessità di migliorare i suoi processi di approvvigionamento e ha deciso di sostituire il suo sistema di e-procurement con un moderno SAP-SRM. Il passaggio ad un sistema più all’avanguardia non è stato, però, sufficiente per ottimizzare gli acquisti aziendali in maniera efficace. Ciò che mancava era una soluzione ad hoc per la gestione dei cataloghi. Per questo è stato necessario integrare il sistema SAP-SRM con le diverse funzionalità offerte da Mercateo.
Il Gruppo ENERVIE ha collegato il proprio sistema per la gestione degli ordini attraverso l’interfaccia di catalogo Open Catalog Interface (OCI) al marketplace di Mercateo. Da allora i dati del carrello, quelli degli ordini e delle fatture vengono trasmessi in maniera elettronica a SAP. In questo modo si può fare a meno per esempio dell’inserimento manuale degli ordini nel sistema. Tramite questi processi è possibile, poi, monitorare e analizzare anche gli ordini minori.

Enervie AG: Centrale elettrica di Finnentrop-Rönkhausen

L’interesse centrale di ENERVIE era rappresentato però dell’ottimizzazione della gestione dei cataloghi. “Il sistema di cataloghi esclusivi di Mercateo era proprio quello che stavamo cercando” sottolinea Eckebracht. Questa funzione permette di integrare sulla piattaforma di approvvigionamento di Mercateo i contratti quadro con gli otto fornitori abituali. Mercateo non funge solo da soluzione gestionale dei cataloghi. Con il suo ampio assortimento, che permette di scegliere tra più di 18 milioni di articoli, la piattaforma assume il ruolo stesso di fornitore. In questo modo la necessità di ricorrere a fonti esterne per gli acquisti aziendali è limitata a poche eccezioni. Grazie ad una modalità di ricerca altamente performante, alla possibilità di confrontare le offerte di più cataloghi e fornitori e alle accurate descrizioni dei prodotti, gli utenti hanno la possibilità di trovare e ordinare qualsiasi articolo del quale necessitano su un’unica piattaforma. Tutti gli articoli sono elencati in modo tale che l’ufficio acquisti di ENERVIE abbia una panoramica generale e un confronto tra i prezzi concordati con i propri fornitori abituali e quelli dell’assortimento Mercateo.

Il gruppo ENERVIE ha inoltre scelto di utilizzare Mercateo anche per la gestione esecutiva dei contratti quadro. Cosí il reparto acquisti del fornitore di energia ha a che fare con un singolo creditore. Sia le fatture che i reclami, così come la gestione del recupero crediti e dei resi, sono amministrati da Mercateo. In questo modo il carico di lavoro dell’ufficio contabile del gruppo di imprese viene alleggerito in maniera decisiva.

I cataloghi esclusivi di Mercateo: una soluzione semplice ed efficiente

Un aumento notevole della trasparenza degli acquisti online, la possibilità di effettuare un tipo di ricerca innovativo, confrontando le offerte di più cataloghi per l’approvvigionamento di pezzi di tipo C e permettendo una gestione dei cataloghi semplificata e la riduzione dei fornitori: con il collegamento di Mercateo al proprio sistema SAP-SRM il gruppo ENERVIE ha trovato la soluzione di e-procurement su misura per le proprie esigenze ed è riuscito ad ottimizzare i processi di acquisto. Con i cataloghi esclusivi di Mercateo il gruppo societario dispone, ora, di un sistema gestionale dei listini innovativo e conveniente, che offre la giusta trasparenza e snellisce l’intero processo degli acquisti aziendali.

Il fornitore di energia Mark-E, presente a livello regionale e nazionale , l’azienda municipalizzata Stadtwerke Lüdenscheid e la società di rete ENERVIE AssetNetWork appartengono al gruppo ENERVIE – Südwestfalen Energie und Wasser AG, fondato nel 2007. I suoi più grandi azionisti a livello comunale sono le città di Hagen (42,66%) e di Lüdenscheid (24,12%). Il gruppo ENERVIE rifornisce all’incirca 400.000 clienti di energia elettrica, gas, acqua potabile e altri servizi in campo energetico, attraverso Mark-E e Stadtwerken Lüdenscheid. Per questo il gruppo è uno dei più grandi fornitori di energia indipendenti della regione Renania Settentrionale-Vestfalia con una propria produzione di energia ed è conosciuto a livello nazionale per le sue soluzioni energetiche efficienti.