Ottimizzazione degli acquisti indiretti oltreconfine

Processi ottimizzati e riduzione dei costi sono da anni una priorità per l’ufficio acquisti di RWE. La collaborazione con Mercateo ha permesso di riorganizzare interamente la strategia di approvvigionamento di beni indiretti nelle filiali all’estero.

I responsabili acquisti sono alla continua ricerca di potenziale di ottimizzazione. In questo contesto anche l’organizzazione degli acquisti indiretti assume un ruolo fondamentale. I dettagli degli ordini non trasmessi per via elettronica richiedono l’inserimento manuale nel sistema gestionale dell’azienda. Inoltre, a causa delle numerose richieste scritte, si rende necessario cercare e confrontare tra le tante offerte. Il fenomeno del Maverick Buying e la molteplicità dei nuovi fornitori che devono essere di volta in volta registrati nel sistema, poi, aumentano considerevolmente la mole di lavoro dell’ufficio acquisti, causando costi significativi all’impresa.

RWE alla ricerca di maggiore efficienza nei processi di acquisto

Anche la direzione acquisti RWE si è imbattuta nella sfida di ridurre significativamente i costi di processo. Gestire singoli ordini presso migliaia di creditori, soprattutto quelli non effettuati per via elettronica, generava un enorme dispendio di tempo e costi consistenti. Di fronte a questo quadro, l’ufficio acquisti ha riconosciuto un potenziale di ottimizzazione particolarmente significativo. Gli elementi cardine del nuovo orientamento strategico dovevano essere l’automatizzazione dei processi di acquisto e la riduzione del numero dei fornitori. Più di dieci anni fa la società RWE ha quindi iniziato l’implementazione di una nuova soluzione di e-procurement. “Tuttavia continuavamo a cercare una possibilità che ci permettesse di gestire in maniera ancora più efficiente gli articoli di tipo C e di riprendere il controllo sui costi amministrativi”, ha spiegato André Lückert. “Alla fine nel 2008 abbiamo scoperto una soluzione innovativa: Mercateo”.

Negli ultimi quattro anni Mercateo ci ha aiutato in maniera sostanziale a uniformare l’organizzazione degli acquisti a livello interregionale e allargarla a sette filiali estere.André Lückert, Responsabile cataloghi e banche dati

Valore aggiunto negli acquisti tramite una combinazione di sistemi

La combinazione tra moltissime funzionalità di e-procurement da un lato, e un marketplace con un ampio assortimento di forniture industriali dall’altro, per il quale Mercateo si comporta come interlocutore unico, si è dimostrata esattamente la soluzione complementare al sistema di Supplier Relationship Management che RWE stava cercando. Grazie alla collaborazione, il colosso dell’energia ha significativamente ridotto il numero dei fornitori nel segmento degli articoli di tipo C. Oltre a questo, l’azienda è riuscita a minimizzare i tempi di processo, rendendo superflue fasi come la ricerca della migliore offerta tra i cataloghi. Oggi RWE copre circa l’80% del suo fabbisogno di beni indiretti tramite il sistema di management digitale di articoli C e con esso ha raggiunto un altro obiettivo: la riduzione delle attività operative manuali. “Attualmente gestiamo più di 40.000 posizioni di beni indiretti su Mercateo. Grazie al collegamento al nostro SAP gli ordini vengono trasmessi e registrati per via elettronica. Il processo di acquisto è diventato molto più efficiente e trasparente” ha sottolineato Lückert. Inoltre RWE utilizza la piattaforma come strumento di gestione cataloghi. 100 sono i cataloghi ad oggi collegati su Mercateo e visibili esclusivamente ai dipendenti RWE. L’azienda non solo ha potuto mantenere le pluriennali relazioni commerciali con i propri fornitori, ma anche conservare le condizioni dedicate così come concordato nei contratti quadro. Mercateo si è presa carico della completa gestione dei contenuti, alleggerendo RWE dalla dispendiosa manutenzione dei
cataloghi. Attraverso la ricerca trasversale ai listini, è possibile confrontare tutti i prodotti, sia quelli dei fornitori abituali che quelli presenti sulla piattaforma, il che permette una maggiore trasparenza. Gli utenti hanno inoltre reagito molto positivamente al nuovo pannello di gestione messo a disposizione da
Mercateo, con il quale è possibile mantenere una panoramica sugli acquisti e approfittare di moltissime funzionalità di e-procurement.

Un’organizzazione degli acquisti standardizzata a livello internazionale

Dopo il successo della collaborazione con Mercateo, RWE nel 2011 ha iniziato ad implementare il modello di acquisti avviato in Germania anche nelle sue sedi internazionali. Lückert ha spiegato: “Negli ultimi quattro anni Mercateo ci ha aiutato in maniera così sostanziale a uniformare l’organizzazione degli acquisti a livello interregionale, che abbiamo deciso di allargare questo modello a sette nostre filiali estere”. Grazie al collegamento a Mercateo, RWE ha quindi stabilito un efficiente processo di acquisto unitario a livello internazionale. Per questa soluzione innovativa, l’azienda nel 2014 ha voluto premiare Mercateo con il RWE Supplier Award nella categoria “Quality Global”. In seguito alla riorganizzazione degli acquisti di articoli di tipo C, RWE ha potuto infatti abbassare i costi di processo in maniera considerevole. André Lückert ha voluto così riassumere la collaborazione: “Il collegamento della piattaforma al nostro sistema SRM ha permesso di impostare la gestione dei processi in maniera ancora più proficua. L’abbattimento dei costi raggiunto grazie all’integrazione di Mercateo è stato un sensazionale successo”.

RWE è uno dei cinque principali fornitori di elettricità e gas in Europa. Con la centenaria esperienza nel settore minerario della lignite, nella produzione di energia da gas, carbone, energia nucleare e fonti rinnovabili e la distribuzione di elettricità e gas, il gruppo è attivo in tutte le fasi della catena del valore dell’energia. RWE fornisce energia a più di 16 milioni di clienti nel settore dell’elettricità e a più di 7 milioni di clienti nel settore del gas. Nel 2014 RWE ha insignito Mercateo del premio RWE Supplier Award per la categoria “Quality Global”, conferendo all’azienda il titolo di miglior fornitore internazionale di RWE. Con questo riconoscimento, il colosso dell’energia ha voluto premiare una collaborazione intensa e di successo che ha generato un enorme valore aggiunto all’impresa. Grazie all’alleanza sistemica con Mercateo, oggi RWE dispone infatti di infrastrutture standardizzate a livello internazionale che hanno permesso all‘azienda di raggiungere una maggiore efficienza negli acquisti indiretti.