Il Central and Eastern Europe e-Procurement Summit, alla sua seconda edizione, ha riunito nuovamente il 18 aprile 2018 gli esperti in materia di approvvigionamento dell’Europa centrale e orientale. Quasi 150 partecipanti hanno preso parte all’evento che si è svolto a Šamorín in Slovacchia con un’agenda ricca di temi interessanti. Per la prima volta quest’anno sono stati proposti workshop sull’approvvigionamento e l’ottimizzazione dei processi.
Anche a distanza di dieci anni dalla crisi finanziaria del 2008, le sfide per i paesi dell’Europa centrale e orientale restano difficili da affrontare. Con questa analisi lucida della situazione ha inaugurato il summit il dr. dr. Péter Ákos Bod, ex governatore della Banca nazionale ungherese. “L’emigrazione di forza lavoro soprattutto giovane e qualificata è una sfida che riguarda questi paesi in modo pressante”, ha affermato nella sua presentazione. L’evoluzione demografica e l’aumento dei salari stanno portando al limite il precedente modello di successo di Polonia, Slovacchia, Ungheria e Repubblica Ceca. Tuttavia, ha aggiunto Bod, esistono opportunità per un successo economico futuro di queste nazioni. Sono soprattutto i giovani che, grazie alle competenze linguistiche e alla padronanza degli strumenti tecnologici, saranno in grado di dare un contributo decisivo allo sviluppo dell’economia.
Sulla base di questa analisi economica, anche il dr. Marcell Vollmer, Chief Digital Officer di SAP Ariba, ha incentrato la sua presentazione sulle tendenze che modelleranno i processi economici in futuro e cambieranno anche il mondo dell’approvvigionamento. Non solo le soluzioni digitali ridurranno la necessità di manodopera, ma la cooperazione tra le aziende acquisirà un ruolo ancora più centrale. Un ulteriore aspetto risulta essenziale all’interno di tale quadro, per consentire a quante più persone possibile di partecipare alla crescita: “Come possiamo garantire che i processi automatizzati prendano realmente in considerazione le esigenze delle persone e creino valore aggiunto?” La risposta a tale domanda deve essere trovata nelle imprese e nelle società stesse attraverso lo scambio personale. La cooperazione sta diventando sempre più importante in questo contesto, non solo come fattore per la creazione di valore aggiunto.
Anche Zoltan Werle, Managing Consultant di Horváth & Partners, ha focalizzato la propria attenzione su alcune delle tendenze già illustrate in precedenza. Tali trend rappresentano, secondo Werle, importanti fonti di sviluppo alle quali i responsabili acquisti dovrebbero prestare particolare attenzione. “Abbiamo identificato quattro tendenze che riteniamo siano il punto di partenza per digitalizzare l’approvvigionamento: tecnologia cloud, tecnologia mobile, reporting 2.0 e analisi e Big Data.” Aziende in grado di integrare questi temi nella propria organizzazione, potrebbero ricavarne forti vantaggi competitivi. “Anche in Ungheria gli analisti di Big Data sono molto richiesti. Abbiamo bisogno di talenti, delle persone giuste che siano all’altezza di questi compiti. Qui parliamo di milioni di informazioni e dati che vengono generati nelle aziende. Da tutto ciò dobbiamo trarre indicazioni che ci aiutino nel momento in cui dobbiamo prendere delle decisioni. ”
Il fattore umano rimane importante per il successo dell’azienda
Tuttavia, ricavare informazioni dai dati è spesso più facile che utilizzarle per il cambiamento dell’organizzazione aziendale. Magdalena Matczak, responsabile acquisti per Interprint Polska, ha tenuto una presentazione proprio su questo tema, focalizzando la sua attenzione su quali siano i progetti che spesso falliscono e sul perché possa essere una sfida per i dipendenti stare al passo con il cambiamento. Matczak ha seguito più volte progetti di Change Management, incontrando le cinque fasi classiche che accompagnano qualsiasi processo di cambiamento: negazione, rabbia, negoziazione, depressione e accettazione fanno parte della normale evoluzione in situazioni simili. Se i project manager prendessero in considerazione questo modello, potrebbero lavorare con molto più successo con i propri colleghi: “Fondamentalmente le persone non amano i cambiamenti – e questo è un problema che dobbiamo risolvere. Ci sono innumerevoli progetti validi che falliscono perché bloccati sul nascere dalla paura del cambiamento.” Questa analisi è stata condivisa anche da Dominek Ákos, che ha approfondito la stessa tematica nel proprio intervento.
Secondo il Chief Procurement Officer di Suez Energy Hungary Holding Zrt, i processi di approvvigionamento supportati digitalmente sono importanti al fine di generare vantaggi competitivi significativi per le aziende. I processi di cambiamento sono inevitabili a molti livelli: “Quali sono i vantaggi del procurement elettronico? Affinché l’approvvigionamento diventi digitale è necessario implementare un sistema. Di conseguenza, è possibile creare più trasparenza automatizzando completamente i processi, riducendo i costi e risparmiando tempo. Anche il contenuto del lavoro di molti dipendenti cambia insieme ai processi e ai compiti. E, cosa più importante per le grandi aziende, li aiuta a rispettare meglio le linee guida sulla compliance.”
L’acquirente come moderatore e veicolo di innovazione
Martin Jonastik di IKEA Austria ha dimostrato i vantaggi di una soluzione di acquisto digitale facendo riferimento a dati concreti. I regolamenti da soli non sono sufficienti a rendere efficiente il settore degli acquisti. “L’esperienza ha dimostrato che il gioco inizia nel momento in cui arriva un nuovo regolamento. Ogni dipendente vuole dimostrare di poter fare acquisti nel modo migliore e di saper trovare i prezzi più convenienti “, ha spiegato. Pertanto è necessaria una piattaforma unica che sia disponibile per tutti i dipendenti e che, da un lato, dia la possibilità all’azienda stessa di impostare in precedenza i requisiti di base negli acquisti, ma dall’altro lasci agli acquirenti la massima libertà possibile. Jonastik ha accompagnato con successo l’introduzione di una tale piattaforma in IKEA Austria. “Ora i dipendenti hanno riacquistato questa libertà. Noi abbiamo mantenuto il controllo su ciò che acquistiamo, ma ogni dipendente può decidere singolarmente se ha bisogno di un determinato articolo, a quale prezzo e a quali condizioni.“ Inoltre l’azienda è riuscita a risparmiare costi di processo per più di 100.000 euro dall’introduzione di un processo di approvvigionamento unitario.
L’assemblea plenaria del CEE e-Procurement Summit si è chiusa con la presentazione di Mário Biňas, Managing Director di BM GROUP SK, s.r.o di Pezinok in Slovacchia. Secondo la sua opinione, le sfide che devono affrontare coloro i quali si occupano di acquisti aziendali sono soprattutto di carattere interno. “Il reparto acquisti non sfrutta tutto il suo potenziale”, ha dichiarato, spiegando: “Il principale cliente di un responsabile acquisti è l’azienda stessa in cui lavora.” L’ufficio acquisti potrebbe dare un contributo significativo al successo dell’azienda se riuscisse a curare i rapporti strategici sia all’interno che all’esterno dell’impresa stessa. “Non parliamo più di management, amministrazione e leadership. Importanti sono le alleanze con i nostri fornitori, alleanze strategiche e collaborazioni”, ha affermato Biňas. “Se abbiamo partner strategici, possiamo risolvere i problemi in modo semplice e veloce e non con mesi di ritardo.”
Workshop e training di negoziazione per concludere la giornata
Il CEE e-Procurement Summit 2018 si è concluso con due workshop. I partecipanti hanno avuto la possibilità di scegliere tra uno dei due per approfondire alcuni argomenti tecnici. Nel suo workshop Benjamin Storm, Partner Manager presso Mercateo, ha presentato il calcolatore di costi di processo basato sui risultati dello studio “Acquisti indiretti in focus”. Lo studio è stato sviluppato in collaborazione con la HTWK di Lipsia. Dallo scambio con i partecipanti è emerso chiaramente che alcuni processi, e i costi da essi risultanti, abbiano poco senso rispetto ai benefici che apportano; si pensi ad esempio al caso dell’ordine di merci che viene concluso con la conferma di avvenuta ricezione.” È necessario mettersi di nuovo in contatto con il fornitore solo quando manca un prodotto all’interno dell’ordine”, ha spiegato Benjamin Storm. Ma questo accade raramente per gli ordini di materiali indiretti, poiché controlli ulteriori causano soprattutto inutili costi e sprechi di tempo.
Nel workshop con Thomas Puchmayer, dipendente del fornitore automobilistico Nemak, e con Stephan Knapek, della TWS Partners, i partecipanti hanno imparato come un acquirente possa ottenere risultati migliori nei processi di negoziazione. Inoltre numerosi sono stati i consigli pratici su come trasformare il ruolo di negoziatore in quello di mediatore, per riuscire a fare da intermediario tra le esigenze dell’azienda, quelle dei fornitori e quelle dei clienti.
Alla fine dell’evento, c’è stato un ricevimento durante il quale i partecipanti hanno avuto la possibilità di scambiarsi nuovamente informazioni e opinioni sulla giornata e fare networking. I partecipanti si sono espressi in modo positivo sull’evento, confermando la propria partecipazione ad una terza edizione del summit.
Foto dell’evento
